Het organiseren van je boekhouding als ondernemer kan een uitdaging zijn, vooral als je niet bekend bent met financiële administratie. En zeker als beginnende ondernemer is het vaak lastig om je wegwijs te maken in deze wereld. Je ziet soms door de bomen het bos niet meer. Gelukkig zijn er een aantal stappen die je kunt nemen om je boekhouding efficiënt te organiseren en ervoor te zorgen dat je altijd over de juiste informatie beschikt.
Stap 1: Kies het juiste boekhoudpakket
Een van de belangrijkste stappen om je boekhouding efficiënt te organiseren is het kiezen van het juiste boekhoudpakket. Er zijn veel verschillende boekhoudprogramma’s beschikbaar, dus het is belangrijk om een pakket te kiezen dat bij je onderneming past en aan je behoeften voldoet. Kijk bijvoorbeeld naar de functies en hulpmiddelen die het pakket biedt, de kosten en de gemakkelijkheid van gebruik.
Je hoeft overigens niet per se software aan te schaffen. Er zijn platforms zoals Moneybird of e-Boekhouden.nl waar je dit kunt doen. Het voordeel is dat je vaak per maand een klein bedrag betaalt en zo niet een duur boekhoudpakket koopt voor veel geld. Dat scheelt natuurlijk aanzienlijk.
Hieronder een interessante video van een gebruiker van e-Boekhouden.nl:
Stap 2: Zorg voor een goede indeling van je administratie
Een goede indeling van je administratie is belangrijk om je boekhouding efficiënt te organiseren. Maak bijvoorbeeld gebruik van mappen en etiketten om je financiële documenten te ordenen, zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden als je ze nodig hebt. Zorg ook dat je altijd een backup maakt van je administratie, zodat je geen belangrijke gegevens kwijtraakt in geval van een storing of een ander probleem. Bovendien moet je weten dat je je boekhouding voor langere tijd dient te bewaren. Volgens de Belastingdienst moet je dit vaak minimaal 8-10 jaar bewaren. Als er een controle van de Belastingdienst komt ben je genoodzaakt om dit te overleggen.
Stap 3: Maak gebruik van automatisering
Automatisering kan een enorme tijdbesparing opleveren bij het organiseren van je boekhouding. Er zijn veel boekhoudprogramma’s die automatisch banktransacties kunnen importeren, facturen kunnen versturen en betalingen kunnen ontvangen. Dit is natuurlijk enorm handig en dit is dan ook zeer zeker aan te raden. Door gebruik te maken van deze tools, kun je veel tijd en moeite besparen en voorkom je fouten die kunnen voorkomen bij handmatige verwerking. Bij een aanbieder zoals Moneybird is dit al mogelijk.
Stap 4: Werk samen met een professioneel
Als je niet bekend bent met financiële administratie of als je geen tijd hebt om je boekhouding te organiseren, kun je overwegen om samen te werken met een professioneel. Een accountant of boekhouder kan je helpen bij het instellen van je boekhouding en het bijhouden van je financiële gegevens, zodat je je kunt focussen op het runnen van je onderneming. Als je een Besloten Vennootschap (BV) hebt ben je bovendien altijd verplicht om een accountant in de arm te nemen,